Dla lokalnej organizacji

Szanowni Państwo to jest dział przeznaczony dla lokalnych organizacji/Funduszy Lokalnych które chcą obsługiwać Lokalne Fundusze Wieczyste. Poniższe informacje, wskazówki oraz dokumenty są efektem doświadczenia Fundacji Fundusz Lokalny Ziemi Biłgorajskiej oraz częściowo wypracowane przez członków Federacji Funduszy Lokalnych w Polsce.

Pierwsze kroki

Aby w ramach swojej organizacji powoływać nowe Fundusze potrzebują państwo uchwały i "regulaminu obsługi funduszy wieczystych" zatwierdzonych przez odpowiednie organy (rada/walne zebranie członków).  Proponujemy aby w zasadach obsługi Funduszu znalazły się następujące punkty:

1. Fundusz Wieczysty zobowiązany jest do promocji państwa organizacji oraz wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w materiałach reklamowych i stronie internetowej Fundacji.

2. Fundusz Wieczysty przed wydaniem własnych materiałów promocyjno-informacyjnych musi skonsultować ich treść i projekt graficzny z Zarządem/Pracownikami państwa organizacji.

3. Fundusz Wieczysty powinien wykazać sie aktywnością nie mniejsza niż 500 zł rocznie po stronie przychodów.

4. Komisja Funduszu Wieczystego ma obowiązek zgłoszenia Zarządowi z 14 dniowym wyprzedzeniem chęci wydatkowania kwoty powyżej 1000 zł.

5. Komisja Funduszu Wieczystego zobowiązana jest dostarczyć uchwałę o wydatkowaniu środków wraz z dokumentami księgowymi w ciągu 7 dni od daty zakupu.

6. Wydatkowanie środków przez Fundusz musi być potwierdzone dokumentem księgowym (faktura/rachunek). W/w dokument księgowy musi być wystawiony na państwa organizację.

7. W przypadku gdy właścicielem Funduszu Wieczystego jest Stowarzyszenie dopuszcza sie możliwość przekazania środków na konto na podstawie umowy darowizny. Potwierdzeniem wydatkowania środków z tej darowizny jest Raport z załącznikami (dołączone przykłady dokumentów na dole niniejszej strony).

8. Fundusz Wieczysty może przeznaczyć na działania promocyjno-informacyjne do 5% rocznie wydatkowanych w ramach funduszu środków.

9. Jeśli Fundusz Wieczysty nie będzie stosować sie do w/w zasad, Zarząd państwa organizacji może odmówic zatwierdzenia uchwały i wypłaty środków.

Etapy tworzenia

1. Zainteresować tym tematem osobę, grupę osób, organizację ...
2. Określić cel i nawę przyszłego Funduszu
3. Podpisać list intencyjny
4. Zebrać wymagane minimum na Kapitał Żelazny
5. Uzgodnić regulamin
6. Wybrać Komisję Funduszu
7. Zatwierdzić regulamin

1. Zainteresować tym tematem osobę, grupę osób, organizację ...

Organizacja musi sama wyjść to potencjalnych osób, grup czy organizacji z ofertą utworzenia Lokalnego Funduszu Wieczystego. Z doświadczenia Fundacji FLZB wynika, że najtrudniej jest na początku. Pierwsze Fundusze Wieczyste owocują kolejnymi które na ich przykładzie już same wychodzą z inicjatywą utworzenia nowego Funduszu. W przypadku gdy organizacja posiada wiele Funduszy Wieczystych zalecamy aby skupić się na Funduszach które będą zajmować się innymi celami niż te istniejące (np. Fundusz Ekologiczny gdy nie mamy żadnego podobnego Funduszu). Zachęcamy do skorzystania z poniższych materiałów promocyjnych Fundacji FLZB.

2. Określić cel i nawę przyszłego Funduszu

Cel przyszłego Funduszu musi być zgodny ze statutem państwa organizacji oraz z celami ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie. Zalecamy aby cel nie był zbyt szczegółowy ponieważ może on uniemożliwić w przyszłości realizację różnych inicjatyw Funduszu.  Przykładem może być np. Fundusz Szkolny którego celem ogólnym może być wspieranie inicjatyw oświatowych danej szkoły. Jeżeli taki cel określimy szczegółowo np. " tylko fundowanie stypendiów naukowych" to prędzej czy później okaże się, że nie będziemy mogli kupić wyposażenia do szkoły czy dofinansować wycieczki biednemu uczniowi.

W przypadku nazwy Funduszu należy zwrócić uwagę na to by:

-  nie był taki sam lub bardzo podobny do już obsługiwanego funduszu,

- kojarzył się z danym Funduszem, jego celem i działalnością,

- nie był zbyt skomplikowany lub trudny do zapamiętania.

Powyższe zasady są ważne w przypadku gdy Fundusze te będą pozyskiwać odpisy 1% podatku za pośrednictwem państwa organizacji. Zachowanie zasad nazewnictwa pozwoli również na uniknięcie bałaganu w przyszłej współpracy z funduszami.

3. Podpisać i złożyć list intencyjny

Inicjatorzy nowego Funduszu na początku muszą przygotować list do Zarządu państwa organizacji. W liście powinno się znaleźć:
- nazwa grupy inicjującej powstanie nowego Funduszu (później będzie to nazwa Funduszu),
- cele przyszłych działań (spójne z celami statutowymi państwa organizacji),
- spis osób które będą aktywnie działać w tym Funduszu (zalecamy aby było to od 3 do 5 osób).
Następnie po zaakceptowaniu pisma przez Zarząd państwa organizacji, wnioskujący uzyskują status "Lokalnego Funduszu Wieczystego w trakcie tworzenia". Taki Fundusz ma już wszystkie prawa jak Fundusz Wieczysty oprócz możliwości wydatkowania pieniędzy.

4. Zebrać wymagane minimum na Kapitał Żelazny

Formy zbierania Kapitału Żelaznego są różne np. zbiórka publiczna, wpłaty od darczyńców, zbieranie z odpisów 1% podatku itd. Wysokość tego kapitału zawsze wyznacza państwa organizacja. Proponujemy aby była to kwota min. 3000 zł w przypadku Fundacji FLZB jest to min. 5000zł. Warto o to zadbać gdyż jest to element wiążący dany Fundusz z państwa organizacją oraz jest to również forma budowania Kapitału Żelaznego państwa organizacji.

5. Uzgodnić regulamin. Wybrać Komisję Funduszu i zatwierdzić regulamin.

Regulamin jest podstawowym dokumentem regulującym najważniejsze kwestie danego Funduszu tj:

- cele na jakie może on wydawać środki,

- osoby które w jego imieniu podejmują decyzje czyli KOMISJĘ FUNDUSZU.

Ze względu na przejrzystość warto zadbać aby taki regulamin mieścił się na jednej stronie formatu a4. Regulaminy funduszy można znaleźć w opisach funduszy. Tak przygotowany regulamin po konsultacjach z Zarządem/Pracownikami  państwa organizacji przedstawia się odpowiednim władzom (Rada/ Walne Zgromadzenie). Dobrze by było aby przy zatwierdzeniu odpowiednią uchwałą nowego Funduszu i jego regulaminu, jedna osoba opisała zebranym przyszłe cele i działania nowego Funduszu.

Zasady funkcjonowania

1. Określanie celów szczegółowych
2. Zbieranie funduszy
3. Podejmowanie decyzji w sprawie wydatkowania
4. Weryfikacja zgodności wydatkowania z regulaminem FW i przepisami
5. Zatwierdzanie wydatkowania środków FW
6. Sprawdzanie stanu środków na FW
7. Rozliczenie, sprawozdanie

1. Określanie celów szczegółowych

Fundusz Wieczysty zawsze ma możliwość zmiany swoich celów czy komisji. Jednak aby ta decyzja była wiążąca musi opracować nowy/poprawiony regulamin. taki regulamin dopiero po akceptacji odpowiednią uchwałą Rady/Walnego Zgromadzenia jest wiążący. Dlatego warto dobrze zastanowić się nad celami na etapie tworzenia pierwszego regulaminu.

2. Zbieranie Funduszy

Jeżeli państwa organizacja ma statut Organizacji Pożytku Publicznego (dłużej niż dwa lata) państwa Fundusz Wieczysty ma możliwość pozyskiwania odpisów 1% podatku. Taki fundusz posługuje się KRS państwa organizacji a w PIT w celu szczegółowym wpisuje nazwę swojego Funduszu. Odpisy 1% podatku są bardzo ważnym a czasem najważniejszym elementem pozyskiwaniem środków n działania. Najbardziej aktywne Fundusze Wieczyste w Fundacji Fundusz Lokalny co roku pozyskują nawet po kilkanaście tysięcy złotych.

Kolejnym sposobem zbierania środków są Darowizny. Osoby fizyczne oraz przedsiębiorcy chętniej przekazują darowizny finansowe jak i rzeczowe na rzecz znanych organizacji pozarządowych ponieważ:

-  mogą korzystać z odpisów od podatku,

- mają większe zaufanie do znanych organizacji,

- wizerunkowo jest to bardziej atrakcyjne tzn. państwa organizacja darczyńcy może zaoferować dużo więcej np. podziękowanie w mediach czy w internecie, zaproszenie na bal darczyńców czy inne wydarzenia państwa organizacji itd.

3. Podejmowanie decyzji w sprawie wydatkowania. 4. Weryfikacja zgodności wydatkowania z regulaminem FW i przepisami. 5. Zatwierdzanie wydatkowania środków FW

Decyzje w sprawie wydatkowania kwot podejmuje komisja danego Funduszu w formie uchwały. Jest to decyzja wiążąca dopiero po zatwierdzeniu jej przez Zarząd państwa organizacji. W praktyce wygląda to tak, że po wpłynięciu uchwały danego Funduszu, Zarząd zatwierdza ją oddzielną swoją uchwałą wcześniej sprawdzając jej zgodność z regulaminem Funduszu. Fundacja FLZB dla przejrzystości stosuje zbiorczą uchwałę Zarządu  tzn. jedną uchwałą  zatwierdza kilka uchwał Funduszy Wieczystych. Warto również wprowadzić do rozliczeń z Funduszami Wieczystymi kilka poniższych zasad:

• Komisja Funduszu Wieczystego ma obowiązek zgłoszenia Zarządowi z 14 dniowym wyprzedzeniem chęci wydatkowania kwoty powyżej 1000 zł.
• Komisja Funduszu Wieczystego zobowiązana jest dostarczyć uchwałę o wydatkowaniu środków wraz z dokumentami księgowymi w ciągu 7 dni od daty zakupu.
• Wydatkowanie środków przez Fundusz musi być potwierdzone dokumentem księgowym (faktura/rachunek). W/w dokument księgowy musi być wystawiony na państwa organizację.
• W przypadku gdy właścicielem Funduszu Wieczystego jest Stowarzyszenie dopuszcza sie możliwość przekazania środków na konto na podstawie umowy darowizny. Potwierdzeniem wydatkowania środków z tej darowizny jest Raport z załącznikami (dołączone przykłady dokumentów na dole niniejszej strony).
• Fundusz Wieczysty może przeznaczyć na działania promocyjno-informacyjne do 5% rocznie wydatkowanych w ramach funduszu środków.

6. Sprawdzanie stanu środków na FW

Warto minimalizować koszty utrzymania Funduszy Wieczystych dlatego polecamy aby środki każdego Funduszu były wyodrębnione księgowo na jednym koncie głównym państwa organizacji. Pozwoli to na wspólne zarządzanie środkami (planowanie lokat, niższe koszty obsługi konta). Stan środków każdego funduszu powinien być wykazany w sprawozdaniu rocznym państwa organizacji oraz na żądanie komisji Funduszu.